Réponse courte. Partez du décompte que votre syndic a établi pour votre appartement. Classez chaque charge selon la liste flamande, calculez la part de votre locataire et déduisez les provisions qu’il a déjà payées. Envoyez-lui le résultat avec un aperçu clair par charge, et permettez-lui de consulter les pièces justificatives.
Cette méthode vaut si votre locataire paie une provision, c’est-à-dire une avance mensuelle sur les charges. S’il paie un forfait, il n’y a pas de décompte. Vous ne savez plus ce qui a été convenu ? Lisez d’abord Forfait ou provision pour charges : quelle différence ?
Étape 1. Rassemblez les documents
Il vous faut :
- le décompte du syndic pour votre appartement sur le dernier exercice, avec le montant de chaque poste ;
- le décompte individuel de consommation, si le chauffage ou l’eau sont mesurés par appartement (par exemple avec des calorimètres) ;
- votre bail, pour la date de début et la provision convenue ;
- un relevé des provisions payées par votre locataire sur cette période.
Le syndic envoie généralement le décompte après l’assemblée générale qui approuve les comptes de l’exercice écoulé. Pour savoir comment le lire, voir Comprendre le décompte de votre syndic.
Étape 2. Déterminez la période
L’exercice de l’association des copropriétaires ne coïncide pas toujours avec la location. Si votre locataire a occupé le logement pendant tout l’exercice, tout est compté. S’il est arrivé ou parti en cours d’année, vous calculez sa part au prorata du nombre de jours. La méthode se trouve dans Locataire arrivé ou parti en cours d’année : répartir les charges au prorata.
Étape 3. Classez chaque charge
Parcourez le décompte ligne par ligne et trouvez pour chaque charge la bonne catégorie de la liste flamande. Les intitulés varient d’un syndic à l’autre : regardez ce qu’est la charge, pas seulement le mot. Un contrat d’entretien avec la société d’ascenseurs est de l’entretien périodique. Un contrôle ou une inspection par un organisme agréé relève de l’analyse de risques et de l’inspection préventive.
La liste complète avec la répartition figure dans Quelles charges du syndic le locataire doit-il payer ?
Étape 4. Appliquez la répartition
Pour chaque catégorie, la part du locataire est fixée :
- 100 % pour les consommations, le nettoyage, la collecte des déchets et les petites réparations ;
- 50 % pour l’entretien périodique de l’ascenseur ;
- 34 % pour le syndic ;
- 75 % pour le concierge ;
- 0 % pour les grosses réparations, les compteurs, le contrôle et la rénovation de l’ascenseur, l’assemblée générale, les frais de gestion et le fonds de réserve.
Étape 5. Déduisez les provisions
Additionnez la part de votre locataire et déduisez-en les provisions qu’il a payées pour la même période. Si le résultat est positif, votre locataire paie le complément. S’il est négatif, vous lui remboursez la différence.
Un exemple complet
Un appartement à Anvers, exercice 2025, locataire présent toute l’année, provision de 125 € par mois. Voici les montants pour cet appartement sur le décompte du syndic :
| Charge sur le décompte | Montant | Liste | Locataire | Part locataire |
|---|---|---|---|---|
| Chauffage selon calorimètres | 864,20 € | 2 | 100 % | 864,20 € |
| Eau | 212,40 € | 1 | 100 % | 212,40 € |
| Électricité des parties communes | 96,80 € | 3 | 100 % | 96,80 € |
| Nettoyage de la cage d’escalier | 184,00 € | 5 | 100 % | 184,00 € |
| Remplacement des lampes du hall | 18,60 € | 6 | 100 % | 18,60 € |
| Contrat d’entretien de l’ascenseur | 246,00 € | 9.1 | 50 % | 123,00 € |
| Contrôle de l’ascenseur | 58,00 € | 9.2 | 0 % | 0,00 € |
| Rémunération du syndic | 312,00 € | 10 | 34 % | 106,08 € |
| Frais postaux et administratifs | 24,50 € | 13 | 0 % | 0,00 € |
| Réparation de la gouttière | 140,00 € | 7 | 0 % | 0,00 € |
| Versement au fonds de réserve | 400,00 € | 14 | 0 % | 0,00 € |
| Total | 2 556,50 € | 1 605,08 € |
La part du locataire est de 1 605,08 €. Il a payé 12 × 125 € = 1 500,00 € de provisions. Il doit donc payer un complément de 105,08 €. Les 951,42 € restants sont pour vous en tant que propriétaire.
Cet exemple compte onze lignes
Un vrai décompte de syndic en compte souvent bien plus, avec des intitulés qui ne ressemblent pas à la liste. Rentalio Split les lira pour vous, classera chaque charge et préparera le décompte pour votre locataire. Nous démarrons bientôt.
Tenez-moi au courantÉtape 6. Envoyez un décompte clair
Un bon décompte pour votre locataire indique :
- la période et l’appartement ;
- chaque charge avec son montant, la répartition et sa part ;
- le total, les provisions payées et le solde ;
- comment et pour quand le solde est payé ou remboursé.
Joignez le décompte du syndic en annexe. Votre locataire a droit aux pièces justificatives s’il les demande. Pour un immeuble à appartements géré par un syndic, il suffit qu’il puisse consulter les pièces chez le syndic (article 36, § 2 du Vlaams Woninghuurdecreet).
Étape 7. Ajustez la provision
Si le solde est loin de zéro, la provision ne correspond plus aux frais réels. Convenez avec votre locataire de l’adapter, pour que le prochain décompte ne soit pas une mauvaise surprise.
Les erreurs les plus fréquentes
- Répercuter le fonds de réserve. Les versements au fonds de réserve sont toujours pour le propriétaire.
- Répercuter tout le syndic. Le locataire paie 34 %, pas 100 %.
- Compter le contrôle de l’ascenseur. Seul l’entretien périodique est partagé, le contrôle est pour le bailleur.
- Imputer le précompte immobilier. C’est interdit.
- Oublier le prorata pour un locataire arrivé ou parti en cours d’année.
- Ne pas joindre d’aperçu. Un montant sans explication suscite des questions et des discussions.
Plus vite avec Rentalio Split
Rentalio Split fait les étapes 3 à 6 pour vous. Vous chargez le décompte de votre syndic, les charges sont classées selon la liste flamande, et vous obtenez un décompte pour votre locataire avec l’aperçu par charge. Vous vérifiez tout avant de l’envoyer.
Sources
- Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018, article 36 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
- Arrêté du Gouvernement flamand du 7 décembre 2018 portant exécution du Vlaams Woninghuurdecreet, annexe 2 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
Cet article donne des explications générales sur les règles flamandes pour la location d’une résidence principale, pour les baux conclus à partir du 1er janvier 2019. Ce n’est pas un avis juridique pour votre situation. En cas de doute, relisez votre bail ou demandez conseil à un juriste.