Réponse courte. N’imputez à votre locataire que les charges de la période pendant laquelle il a occupé le logement. Les frais fixes, comme le nettoyage, l’ascenseur et le syndic, se répartissent au jour près. Les consommations, comme le chauffage et l’eau, se répartissent de préférence selon les index des compteurs à l’entrée ou à la sortie. Ensuite, vous déduisez les provisions de cette période.
Pourquoi un prorata ?
Le syndic établit son décompte par exercice, souvent du 1er janvier au 31 décembre. Votre locataire ne suit pas ce rythme : il arrive à la date de début de son bail et part à la fin de celui-ci. Si l’une de ces dates tombe en cours d’exercice, il ne paie sa part des frais que pour les jours où il a occupé le logement. Si deux locataires se sont succédé la même année, chacun reçoit son propre décompte.
Frais fixes : au jour près
Pour les frais qui ne dépendent pas de la consommation, vous calculez en jours :
part du locataire = part du locataire pour toute l’année × jours d’occupation ÷ jours de l’exercice
Calculez d’abord la part du locataire pour tout l’exercice selon la liste flamande (comme dans Quelles charges du syndic le locataire doit-il payer ?), puis appliquez la proportion des jours. Comptez à la fois le jour d’arrivée et le jour de départ.
Consommations : selon les compteurs
Le chauffage et l’eau dépendent de la consommation, et le chauffage surtout de la saison. Un locataire qui arrive en avril consomme moins de chauffage que les trois quarts de la consommation annuelle. C’est pourquoi il vaut mieux répartir les consommations sur la base des index :
- Notez les index des compteurs lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie : compteur d’eau, calorimètres ou compteur de chaleur, et le compteur de gaz ou d’électricité s’il est au nom de l’appartement.
- Demandez un relevé intermédiaire à la société qui relève les calorimètres, s’il y en a. Elle peut répartir la consommation sur deux périodes.
S’il n’y a pas d’index, vous pouvez aussi répartir la consommation au jour près. C’est simple, mais moins précis pour le chauffage.
Un exemple chiffré
Exercice 2025 (365 jours). Le locataire arrive le 1er avril 2025 et reste jusqu’à la fin de l’année : 275 jours. Il paie une provision de 125 € par mois, soit 9 × 125 € = 1 125,00 €.
Frais fixes. La part du locataire pour toute l’année est de 528,48 € (nettoyage, petites réparations, la moitié de l’entretien de l’ascenseur, 34 % du syndic et l’électricité des parties communes). Pour 275 jours : 528,48 € × 275 ÷ 365 = 398,17 €.
Consommations. Selon le relevé intermédiaire des calorimètres, l’appartement a consommé pour 512,40 € de chauffage à partir du 1er avril. Selon les index, l’eau à partir du 1er avril s’élève à 160,30 €.
| Montant | |
|---|---|
| Frais fixes, au prorata | 398,17 € |
| Chauffage selon le relevé intermédiaire | 512,40 € |
| Eau selon les index | 160,30 € |
| Part du locataire | 1 070,87 € |
| Provisions payées (9 mois) | − 1 125,00 € |
| Solde | 54,13 € à rembourser au locataire |
Si vous aviez réparti le chauffage au jour près, vous seriez arrivé à 864,20 € × 275 ÷ 365 = 651,11 €, soit 138,71 € de plus. Les index donnent ici un résultat plus juste, parce que les mois d’hiver de janvier à mars tombent en dehors de la période de location.
Conseils à l’arrivée et au départ
- Consignez les index des compteurs dans l’état des lieux, avec la date. Cela évite les discussions par la suite.
- Convenez au moment du départ de la manière de régler le dernier décompte, car le syndic n’envoie souvent son décompte que plusieurs mois après la fin de l’exercice.
- Conservez les documents jusqu’à ce que ce dernier décompte soit réglé.
Rentalio Split calcule au jour près : vous indiquez la date de début et de fin du bail, et les charges sont réparties en proportion. La méthode complète pour un décompte se trouve dans Établir le décompte annuel des charges locatives.
Sources
- Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018, article 36 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
- Arrêté du Gouvernement flamand du 7 décembre 2018 portant exécution du Vlaams Woninghuurdecreet, annexe 2 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
Cet article donne des explications générales sur les règles flamandes pour la location d’une résidence principale, pour les baux conclus à partir du 1er janvier 2019. Ce n’est pas un avis juridique pour votre situation. En cas de doute, relisez votre bail ou demandez conseil à un juriste.