Kort antwoord. Reken je huurder alleen de kosten aan van de periode dat hij er woonde. Vaste kosten, zoals schoonmaak, lift en syndicus, verdeel je per dag. Verbruik, zoals verwarming en water, verdeel je het best volgens de meterstanden bij het intrekken of vertrekken. Daarna trek je de voorschotten van die periode af.

Waarom pro rata?

De syndicus maakt zijn afrekening per boekjaar, vaak van 1 januari tot 31 december. Je huurder volgt dat ritme niet: hij trekt in op de begindatum van zijn huurcontract en vertrekt aan het einde ervan. Valt een van die data midden in het boekjaar, dan betaalt hij alleen zijn deel van de kosten voor de dagen dat hij er woonde. Wisselden twee huurders elkaar af in hetzelfde jaar, dan krijgt elk een eigen afrekening.

Vaste kosten: per dag

Voor kosten die los staan van het verbruik, reken je met dagen:

deel huurder = deel huurder voor het hele jaar × dagen bewoond ÷ dagen in het boekjaar

Bereken eerst het deel van de huurder voor het hele boekjaar volgens de Vlaamse lijst (zoals in Welke kosten van de syndicus betaalt de huurder?), en pas daarna de verhouding van de dagen toe. Tel de dag van intrek en de dag van vertrek allebei mee.

Verbruik: volgens de meterstanden

Verwarming en water hangen af van het verbruik, en verwarming vooral van het seizoen. Een huurder die in april intrekt, verbruikt minder verwarming dan driekwart van het jaarverbruik. Daarom verdeel je verbruik het best op basis van meterstanden:

  • Noteer de meterstanden bij de plaatsbeschrijving van intrede en van uittrede: watermeter, calorimeters of warmtemeter, en de gas- of elektriciteitsmeter als die op naam van het appartement staat.
  • Vraag een tussentijdse opname aan de firma die de calorimeters uitleest, als die er zijn. Zij kunnen het verbruik over twee periodes verdelen.

Zijn er geen meterstanden, dan kan je ook het verbruik per dag verdelen. Dat is eenvoudig, maar minder nauwkeurig voor verwarming.

Een rekenvoorbeeld

Boekjaar 2025 (365 dagen). De huurder trekt in op 1 april 2025 en woont er tot het einde van het jaar: 275 dagen. Hij betaalt een voorschot van €125 per maand, dus 9 × €125 = €1.125,00.

Vaste kosten. Het deel van de huurder voor het hele jaar is €528,48 (schoonmaak, kleine herstellingen, de helft van het liftonderhoud, 34% van de syndicus en de elektriciteit van de gemeenschappelijke delen). Voor 275 dagen: €528,48 × 275 ÷ 365 = €398,17.

Verbruik. Volgens de tussentijdse opname van de calorimeters verbruikte het appartement vanaf 1 april voor €512,40 aan verwarming. Volgens de meterstanden was het water vanaf 1 april €160,30.

Bedrag
Vaste kosten, pro rata€398,17
Verwarming volgens tussentijdse opname€512,40
Water volgens meterstanden€160,30
Deel huurder€1.070,87
Betaalde voorschotten (9 maanden)− €1.125,00
Saldo€54,13 terug aan de huurder

Had je de verwarming per dag verdeeld, dan kwam je op €864,20 × 275 ÷ 365 = €651,11, of €138,71 meer. De meterstanden geven hier een eerlijker resultaat, omdat de wintermaanden januari tot maart buiten de huurperiode vallen.

Tips bij intrek en vertrek

  • Leg de meterstanden vast in de plaatsbeschrijving, met datum. Dat voorkomt discussie achteraf.
  • Spreek bij het vertrek af hoe je de laatste afrekening regelt, want de syndicus stuurt zijn afrekening vaak pas maanden na het einde van het boekjaar.
  • Bewaar de stukken tot ook die laatste afrekening rond is.

Rentalio Split rekent per dag: je vult de begin- en einddatum van de huur in, en de kosten worden naar verhouding verdeeld. Het volledige stappenplan voor een afrekening vind je in De jaarlijkse afrekening van huurlasten maken.

Bronnen

Dit artikel geeft algemene uitleg over de Vlaamse regels voor de huur van een hoofdverblijfplaats, voor huurcontracten vanaf 1 januari 2019. Het is geen juridisch advies voor jouw situatie. Twijfel je, kijk dan je huurcontract na of vraag raad aan een jurist.