De jaarlijkse afrekening van huurlasten maken, stap voor stap

Kort antwoord. Neem de afrekening die je syndicus voor jouw appartement maakte. Deel elke kost in volgens de Vlaamse lijst, reken het deel van je huurder uit, en trek de voorschotten af die hij al betaalde. Stuur hem het resultaat met een duidelijk overzicht per kost, en geef hem de kans om de bewijsstukken in te kijken.

Deze werkwijze geldt als je huurder een provisie betaalt, een maandelijks voorschot op de kosten. Betaalt hij een forfait, dan is er geen afrekening. Twijfel je wat je hebt afgesproken? Lees dan eerst Forfait of provisie voor huurlasten: wat is het verschil?

Stap 1. Verzamel de stukken

Je hebt nodig:

• de afrekening van de syndicus voor jouw appartement over het afgelopen boekjaar, met het bedrag per kostenpost;
• de individuele verbruiksafrekening, als verwarming of water per appartement gemeten wordt (bijvoorbeeld met calorimeters);
• je huurcontract, voor de begindatum en het afgesproken voorschot;
• een overzicht van de voorschotten die je huurder over die periode betaalde.

De syndicus stuurt de afrekening meestal na de algemene vergadering, die de rekeningen van het voorbije boekjaar goedkeurt. Hoe je die afrekening leest, staat in De afrekening van je syndicus lezen.

Stap 2. Bepaal de periode

Het boekjaar van de vereniging van mede-eigenaars loopt niet altijd gelijk met de huur. Woonde je huurder er het hele boekjaar, dan reken je alles mee. Is hij tijdens het jaar ingetrokken of vertrokken, dan reken je zijn deel naar verhouding van het aantal dagen. Hoe dat gaat, lees je in Huurder verhuisd tijdens het jaar: kosten pro rata verdelen.

Stap 3. Deel elke kost in

Ga regel per regel door de afrekening en zoek bij elke kost de juiste categorie uit de Vlaamse lijst. De namen op de afrekening verschillen per syndicus, dus kijk naar wat de kost is, niet alleen naar het woord. Een onderhoudscontract met de liftfirma is periodiek onderhoud. Een keuring of inspectie door een keuringsorganisme valt onder de risicoanalyse en preventieve inspectie.

De volledige lijst met de verdeling staat in Welke kosten van de syndicus betaalt de huurder?

Stap 4. Pas de verdeling toe

Per categorie ligt het deel van de huurder vast:

• 100% voor verbruik, schoonmaak, vuilnisophaling en kleine herstellingen;
• 50% voor het periodiek onderhoud van de lift;
• 34% voor de syndicus;
• 75% voor de conciërge;
• 0% voor grote herstellingen, meters, de keuring en vernieuwing van de lift, de algemene vergadering, beheerskosten en het reservefonds.

Stap 5. Trek de voorschotten af

Tel het deel van je huurder op en trek er de voorschotten van af die hij voor dezelfde periode betaalde. Is het resultaat positief, dan betaalt je huurder bij. Is het negatief, dan betaal jij het verschil terug.

Een volledig voorbeeld

Een appartement in Antwerpen, boekjaar 2025, huurder het hele jaar aanwezig, voorschot van €125 per maand. Dit zijn de bedragen voor dat appartement op de afrekening van de syndicus:

Het deel van de huurder is €1.605,08. Hij betaalde 12 × €125 = €1.500,00 aan voorschotten. Hij betaalt dus €105,08 bij. De overige €951,42 blijft voor jou als eigenaar.

Stap 6. Stuur een duidelijke afrekening

Een goede afrekening voor je huurder toont:

• de periode en het appartement;
• elke kost met het bedrag, de verdeling en zijn deel;
• het totaal, de betaalde voorschotten en het saldo;
• hoe en tegen wanneer het saldo betaald of terugbetaald wordt.

Voeg de afrekening van de syndicus toe als bijlage. Je huurder heeft recht op de bewijsstukken als hij erom vraagt. Voor een appartementsgebouw met een syndicus volstaat het dat hij de stukken kan inkijken bij de syndicus (artikel 36, §2 van het Vlaams Woninghuurdecreet).

Stap 7. Stel het voorschot bij

Lag het saldo ver van nul, dan klopt het voorschot niet meer met de werkelijke kosten. Spreek met je huurder af om het aan te passen, zodat de volgende afrekening geen grote verrassing wordt.

De vaakste fouten

• Het reservefonds doorrekenen. Stortingen in het reservefonds zijn altijd voor de eigenaar.
• De syndicus volledig doorrekenen. De huurder betaalt 34%, niet 100%.
• De liftkeuring meetellen. Alleen het periodiek onderhoud wordt gedeeld, de keuring is voor de verhuurder.
• De onroerende voorheffing aanrekenen. Dat mag nooit.
• Het pro rata vergeten bij een huurder die tijdens het jaar in- of uittrok.
• Geen overzicht meesturen. Een bedrag zonder uitleg leidt tot vragen en discussie.

Sneller met Rentalio Split

Rentalio Split doet stap 3 tot 6 voor je. Je laadt de afrekening van je syndicus op, de kosten worden ingedeeld volgens de Vlaamse lijst, en je krijgt een afrekening voor je huurder met het overzicht per kost. Jij kijkt alles na voor je ze verstuurt.

Bronnen

• Vlaams Woninghuurdecreet van 9 november 2018, artikel 36 (Vlaamse Codex)
• Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 ter uitvoering van het Vlaams Woninghuurdecreet, bijlage 2 (Vlaamse Codex)

Dit artikel geeft algemene uitleg over de Vlaamse regels voor de huur van een hoofdverblijfplaats, voor huurcontracten vanaf 1 januari 2019. Het is geen juridisch advies voor jouw situatie. Twijfel je, kijk dan je huurcontract na of vraag raad aan een jurist.