Privacyverklaring
Versie van 1 november 2026. Hier lees je welke persoonsgegevens Rentalio Split verwerkt, waarom, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren.
1. Wie verantwoordelijk is
Softio VOF, Sint-Jansstraat 11, 3118 Werchter, ondernemingsnummer BE 1041.378.142, is verantwoordelijk voor de gegevens van de gebruikers van rentalio.be en de app Rentalio Split. Voor vragen over privacy mail je naar info@rentalio.be of bel je naar 016 11 09 63.
Voor de gegevens van huurders die in opgeladen documenten staan, is de verhuurder verantwoordelijk. Wij verwerken die in zijn opdracht (zie punt 11).
2. Welke gegevens we verwerken
- Account: je naam en e-mailadres.
- Factuur: je naam of bedrijfsnaam, adres en btw-nummer, als je die invult.
- Documenten: de jaarafrekening van je syndicus en, als je het oplaadt, je huurcontract. Die bevatten namen, adressen, data en bedragen, ook van je huurder.
- Afrekening: de verdeling, je keuzes, je rekeningnummer voor de betaalinstructie en het e-mailadres van je huurder als je de afrekening laat mailen.
- Betaling: het bedrag, de datum, de status en een referentie van Mollie. Je kaart- of bankgegevens krijgen wij niet te zien.
- Contact: je berichten via de hulpknop of per mail.
- Technische gegevens: je IP-adres, browser en tijdstippen van gebruik, om de dienst veilig te houden.
3. Waarvoor en op welke grond
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Je afrekening maken, tonen en versturen | Account, documenten, afrekening | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Betaling, factuur, Peppol en boekhouding | Factuur, betaling | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) en overeenkomst |
| Je helpen als het lezen niet lukt of als je een vraag hebt | Documenten, contact | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| De dienst beveiligen en misbruik voorkomen | Technische gegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Willen we je ooit nieuws sturen dat niet over je afrekening gaat, dan vragen we eerst je toestemming.
4. Automatisch lezen
Rentalio Split leest je documenten automatisch, met software van Anthropic die werkt met artificiële intelligentie. Het resultaat is een voorstel dat je zelf nakijkt en goedkeurt. Er wordt dus geen beslissing over jou of je huurder genomen zonder dat een mens ze bekijkt. Anthropic gebruikt je documenten niet om zijn modellen te trainen.
Lukt het lezen niet, dan krijgt ons team een melding. Een medewerker kan dan je documenten bekijken om je verder te helpen.
5. Met wie we gegevens delen
We werken met deze dienstverleners. Ze verwerken gegevens alleen in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst.
| Dienstverlener | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hostinger (Hostinger UAB, Vilnius, Litouwen) | Hosting van de website, de app en de gegevens, en e-mail (ook de mail met de afrekening aan je huurder) | Europese Unie |
| Anthropic (Anthropic Ireland Limited, Dublin, Ierland) | Automatisch lezen van de documenten | Ook in de Verenigde Staten |
| Mollie (Mollie B.V., Amsterdam, Nederland) | Online betalingen, facturen en creditnota’s (ook via Peppol) | Europese Unie |
| Ons boekhoudkantoor | Boekhouding en btw-aangifte | België |
Voor de betaling zelf is Mollie ook zelf verantwoordelijk, volgens zijn eigen privacyverklaring. We geven gegevens aan een overheid alleen als de wet ons daartoe verplicht.
6. Gegevens buiten de Europese Unie
Anthropic kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt: het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op vraag bezorgen we je meer informatie.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Documenten en afrekening die niet betaald werden | 7 dagen na het opladen |
| Betaalde afrekening, documenten en gegevens van de huurder | 30 dagen na de betaling |
| Bestand van het huurcontract | Niet bewaard: alleen gelezen |
| Facturen en betaalgegevens | 7 jaar, zoals de wet vraagt |
| Accountgegevens | Zolang je account bestaat, daarna gewist binnen 30 dagen |
| Je berichten aan ons | 2 jaar nadat je vraag is afgehandeld |
| Technische gegevens | 12 maanden |
8. Beveiliging
Gegevens gaan altijd over een versleutelde verbinding. Alleen wie ze nodig heeft voor zijn werk, kan erbij. Onze dienstverleners zijn contractueel gebonden aan dezelfde zorg.
9. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Mail daarvoor naar info@rentalio.be. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we eerst om te bevestigen wie je bent.
10. Klacht
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Ben je huurder?
Je verhuurder gebruikte Rentalio Split om de gemeenschappelijke kosten met je af te rekenen. Je verhuurder is verantwoordelijk voor je gegevens. Wij verwerken ze alleen in zijn opdracht, om de afrekening te maken en naar je te mailen, en wissen ze 30 dagen na de betaling. Voor je rechten wend je je tot je verhuurder. Je mag ook ons contacteren, dan bezorgen we je vraag aan hem.
12. Cookies
Rentalio Split bewaart in je browser alleen wat nodig is om te werken, zoals je aanmelding en je taalkeuze. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor reclame.
13. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer er iets verandert, bijvoorbeeld een nieuwe dienstverlener. De datum bovenaan toont de laatste versie.