Politique de confidentialité
Version du 1er novembre 2026. Vous lisez ici quelles données personnelles Rentalio Split traite, pourquoi, avec qui nous les partageons et combien de temps nous les conservons.
1. Qui est responsable
Softio VOF (société en nom collectif), Sint-Jansstraat 11, 3118 Werchter, numéro d’entreprise BE 1041.378.142, est responsable des données des utilisateurs de rentalio.be et de l’application Rentalio Split. Pour toute question sur la vie privée, écrivez à info@rentalio.be ou appelez le 016 11 09 63.
Pour les données des locataires figurant dans les documents chargés, c’est le bailleur qui est responsable. Nous les traitons pour son compte (voir le point 11).
2. Quelles données nous traitons
- Compte : votre nom et votre adresse e-mail.
- Facture : votre nom ou le nom de votre société, l’adresse et le numéro de TVA, si vous les indiquez.
- Documents : le décompte annuel de votre syndic et, si vous le chargez, votre bail. Ils contiennent des noms, des adresses, des dates et des montants, y compris ceux de votre locataire.
- Décompte : la répartition, vos choix, votre numéro de compte pour l’instruction de paiement et l’adresse e-mail de votre locataire si vous faites envoyer le décompte.
- Paiement : le montant, la date, le statut et une référence de Mollie. Nous ne voyons pas vos données de carte ou de compte bancaire.
- Contact : vos messages via le bouton d’aide ou par e-mail.
- Données techniques : votre adresse IP, votre navigateur et les moments d’utilisation, pour assurer la sécurité du service.
3. Pourquoi et sur quelle base
| Finalité | Données | Base juridique (RGPD) |
|---|---|---|
| Établir, afficher et envoyer votre décompte | Compte, documents, décompte | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Paiement, facture, Peppol et comptabilité | Facture, paiement | Obligation légale (art. 6.1.c) et contrat |
| Vous aider si la lecture échoue ou si vous avez une question | Documents, contact | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Sécuriser le service et prévenir les abus | Données techniques | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Si nous souhaitons un jour vous envoyer des nouvelles sans lien avec votre décompte, nous vous demanderons d’abord votre accord.
4. Lecture automatique
Rentalio Split lit vos documents automatiquement, avec un logiciel d’Anthropic qui fonctionne à l’aide de l’intelligence artificielle. Le résultat est une proposition que vous vérifiez et approuvez vous-même. Aucune décision vous concernant, vous ou votre locataire, n’est donc prise sans qu’une personne l’examine. Anthropic n’utilise pas vos documents pour entraîner ses modèles.
Si la lecture échoue, notre équipe est prévenue. Un collaborateur peut alors consulter vos documents pour vous aider.
5. Avec qui nous partageons des données
Nous travaillons avec ces prestataires. Ils ne traitent les données que pour notre compte, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.
| Prestataire | Pour quoi | Où |
|---|---|---|
| Hostinger (Hostinger UAB, Vilnius, Lituanie) | Hébergement du site, de l’application et des données, et e-mail (y compris l’e-mail du décompte à votre locataire) | Union européenne |
| Anthropic (Anthropic Ireland Limited, Dublin, Irlande) | Lecture automatique des documents | Aussi aux États-Unis |
| Mollie (Mollie B.V., Amsterdam, Pays-Bas) | Paiements en ligne, factures et notes de crédit (aussi via Peppol) | Union européenne |
| Notre bureau comptable | Comptabilité et déclaration TVA | Belgique |
Pour le paiement lui-même, Mollie est aussi responsable, selon sa propre politique de confidentialité. Nous ne transmettons des données à une autorité que si la loi nous y oblige.
6. Données hors de l’Union européenne
Anthropic peut aussi traiter des données aux États-Unis. Cela se fait uniquement avec les garanties exigées par le RGPD : le cadre de protection des données UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Sur demande, nous vous donnons plus d’informations.
7. Combien de temps nous conservons les données
| Données | Durée |
|---|---|
| Documents et décompte non payés | 7 jours après le chargement |
| Décompte payé, documents et données du locataire | 30 jours après le paiement |
| Fichier du bail | Non conservé : uniquement lu |
| Factures et données de paiement | 7 ans, comme l’exige la loi |
| Données du compte | Tant que votre compte existe, puis supprimées dans les 30 jours |
| Vos messages | 2 ans après le traitement de votre question |
| Données techniques | 12 mois |
8. Sécurité
Les données transitent toujours par une connexion chiffrée. Seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail y ont accès. Nos prestataires sont tenus contractuellement au même soin.
9. Vos droits
Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, de faire limiter le traitement, de vous y opposer et d’emporter vos données. Écrivez pour cela à info@rentalio.be. Nous répondons dans un délai d’un mois. Il se peut que nous vous demandions d’abord de confirmer votre identité.
10. Plainte
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, dites-le-nous d’abord. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, autoriteprotectiondonnees.be.
11. Vous êtes locataire ?
Votre bailleur a utilisé Rentalio Split pour vous adresser le décompte des charges communes. Votre bailleur est responsable de vos données. Nous ne les traitons que pour son compte, pour établir le décompte et vous l’envoyer par e-mail, et nous les supprimons 30 jours après le paiement. Pour exercer vos droits, adressez-vous à votre bailleur. Vous pouvez aussi nous contacter : nous transmettrons votre demande.
12. Cookies
Rentalio Split ne conserve dans votre navigateur que ce qui est nécessaire au fonctionnement, comme votre connexion et votre choix de langue. Nous n’utilisons pas de cookies pour vous suivre ou à des fins publicitaires.
13. Modifications
Nous adaptons cette politique quand quelque chose change, par exemple un nouveau prestataire. La date en haut indique la dernière version.