Réponse courte. Avec un forfait, votre locataire paie chaque mois un montant fixe pour les charges, sans décompte par la suite. Avec une provision, il paie une avance, et vous établissez chaque année un décompte sur la base des frais réels. Si le bail ne prévoit pas expressément que les charges sont forfaitaires, vous devez imputer les frais réels.
Ce que dit la loi
Le décret flamand sur la location d’habitations (Vlaams Woninghuurdecreet) règle les charges locatives à l’article 36. Pour la manière de les imputer, trois phrases sont importantes :
- Les frais imposés au locataire doivent correspondre aux dépenses réelles, sauf s’il a été expressément convenu qu’ils sont fixés forfaitairement.
- Les frais et charges doivent figurer dans un compte distinct. Ils sont donc séparés du loyer.
- Les pièces justificatives sont remises au locataire s’il les demande.
Le mot « provision » ne figure pas dans le décret. C’est le nom habituel de la méthode qui découle de ces règles : le locataire paie une avance, qui est ensuite comparée à ce que les frais ont réellement coûté.
Le forfait : simple, mais avec un risque
Avec un forfait, vous convenez dans le bail d’un montant fixe, par exemple 90 € par mois. Les charges sont alors payées, quel que soit le montant que le syndic facture ensuite.
Avantages. Pas de décompte annuel, pas de discussion sur les justificatifs, et votre locataire sait exactement ce qu’il paie.
Inconvénients. Si les frais augmentent, par exemple à cause de la hausse des prix de l’énergie, c’est vous qui supportez la différence. S’ils baissent, votre locataire paie trop. De plus, un forfait n’est pas figé pour toujours : chaque partie peut à tout moment demander au juge de réviser le forfait ou de le convertir en frais réels (article 36, § 3). Le juge se fonde notamment sur l’évolution des dépenses réelles.
La provision : juste, mais avec un décompte
Avec une provision, votre locataire paie chaque mois une avance. Une fois par an, vous établissez le décompte : vous calculez la part de votre locataire dans les frais réels et la comparez aux provisions qu’il a payées. Il paie la différence, ou vous la lui remboursez.
Avantages. Votre locataire paie exactement sa part, ni plus ni moins. Vous ne supportez pas vous-même la hausse des frais.
Inconvénients. Cela demande du travail chaque année : relire le décompte du syndic, répartir correctement chaque charge et préparer un aperçu clair. Et vous devez pouvoir présenter les justificatifs.
Pour un appartement, ce dernier point est plus simple qu’il n’y paraît. Si l’immeuble est géré par une seule personne, comme un syndic, il suffit de remettre à votre locataire un relevé des frais et de lui permettre de consulter les pièces chez le syndic (article 36, § 2).
Forfait et provision côte à côte
| Forfait | Provision | |
|---|---|---|
| Ce que paie le locataire | Un montant fixe | Une avance |
| Décompte après coup | Non | Oui, chaque année |
| Qui supporte une hausse des frais | Le bailleur | Le locataire, pour sa part |
| Justificatifs | Pas nécessaires pour un décompte | À la demande du locataire |
| Adaptation | Par le juge (révision ou conversion) | L’avance s’adapte de préférence de commun accord |
À combien fixer la provision ?
Une bonne provision est proche de ce que votre locataire paiera finalement. Une méthode pratique :
- Prenez le dernier décompte de votre syndic.
- Calculez la part du locataire selon la répartition de la liste flamande (voir Quelles charges du syndic le locataire doit-il payer ?).
- Divisez par douze, et arrondissez un peu vers le haut si vous prévoyez une hausse des frais.
Une provision beaucoup trop élevée donne chaque année un gros remboursement à votre locataire. Une provision trop basse se termine par une facture importante qu’il n’a pas vue venir. Si le décompte montre que la provision ne correspond plus, convenez avec votre locataire de l’adapter.
Que mettre dans le bail ?
Précisez clairement dans le bail :
- si les charges sont forfaitaires ou fonctionnent avec une provision et un décompte ;
- le montant mensuel ;
- quelles charges sont visées, par exemple les charges communes de l’immeuble, et si les consommations comme le chauffage ou l’eau en font partie ou non.
Si vous mettez le logement en location, toute communication officielle ou publique, comme une annonce, doit mentionner au moins le montant du loyer et des frais et charges (article 4). À défaut, la commune peut infliger une amende administrative de 50 à 350 euros.
Quel choix vous convient ?
Un forfait convient à des charges faibles et stables, par exemple dans un petit immeuble sans ascenseur ni chauffage collectif. Une provision convient à un appartement avec un syndic, un chauffage collectif ou un ascenseur : les frais y varient d’une année à l’autre, et un décompte sur la base des frais réels est plus juste pour les deux parties.
Si vous optez pour une provision, Rentalio Split vous aide pour le décompte annuel : vous chargez le décompte de votre syndic et vous obtenez un aperçu par charge, prêt à être envoyé à votre locataire.
Sources
- Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018, articles 4 et 36 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
- Arrêté du Gouvernement flamand du 7 décembre 2018 portant exécution du Vlaams Woninghuurdecreet, annexe 2 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
Cet article donne des explications générales sur les règles flamandes pour la location d’une résidence principale, pour les baux conclus à partir du 1er janvier 2019. Ce n’est pas un avis juridique pour votre situation. En cas de doute, relisez votre bail ou demandez conseil à un juriste.