Réponse courte. Le décompte de votre syndic montre les frais de tout l’immeuble, la part de votre appartement selon les clés de répartition, ce que vous avez déjà payé et le solde. Pour votre locataire, vous partez des frais de votre appartement, pas des provisions que vous avez versées au syndic. Les versements au fonds de réserve sont toujours pour vous.
Que contient le décompte ?
Chaque syndic a sa propre présentation, mais on retrouve presque toujours les mêmes éléments :
- Les frais de l’immeuble, regroupés par rubrique : chauffage, eau, électricité, entretien, ascenseur, gestion, assurance, etc.
- La clé de répartition de chaque rubrique et la part de votre appartement (dans le langage de la copropriété : votre lot).
- Les consommations individuelles, si le chauffage ou l’eau sont mesurés par appartement.
- Ce que vous avez payé : les provisions pour le fonds de roulement et les apports au fonds de réserve.
- Le solde : ce que vous devez encore payer ou ce qui vous est remboursé.
Pour le décompte avec votre locataire, ce sont surtout les éléments 2 et 3 qui comptent : les frais attribués à votre appartement.
Fonds de roulement et fonds de réserve
Une association des copropriétaires travaille avec deux caisses, qu’elle doit tenir séparément :
- Le fonds de roulement se compose des provisions que les propriétaires paient pour les dépenses courantes et périodiques : chauffage et éclairage des parties communes, entretien, rémunération du syndic, concierge.
- Le fonds de réserve se compose des montants que les propriétaires versent régulièrement pour les dépenses qui ne reviennent pas chaque année : une nouvelle chaudière, la rénovation de l’ascenseur, une nouvelle toiture.
La loi impose en principe à l’association de verser chaque année au fonds de réserve au moins 5 % des charges communes ordinaires de l’exercice précédent. Cette obligation commence cinq ans après la réception provisoire des parties communes, et l’assemblée générale peut décider d’y renoncer à une majorité des quatre cinquièmes.
Pour le locataire, c’est simple : les investissements et le fonds de réserve sont entièrement pour le bailleur (numéro 14 de la liste flamande). Même si les travaux sont payés plus tard avec le fonds de réserve, il s’agit de frais liés à la propriété.
Clés de répartition : quotes-parts et clés spécifiques
Les statuts de l’immeuble (l’acte de base) déterminent comment les frais sont répartis entre les appartements. Le plus souvent, la répartition se fait selon les quotes-parts dans les parties communes, par exemple 85/1000 pour votre appartement. Certaines rubriques suivent une clé spécifique : l’ascenseur peut par exemple ne pas être imputé au rez-de-chaussée, et le chauffage est souvent réparti selon les calorimètres.
Vous n’avez pas à refaire cette répartition. Le syndic la calcule, et pour votre locataire vous partez du montant déjà attribué à votre appartement.
Vos provisions ne sont pas celles de votre locataire
C’est ici que l’on se trompe souvent. Ce que vous versez chaque trimestre au syndic est une avance que vous payez en tant que propriétaire. Ce montant ne dit rien de ce que doit votre locataire. Pour le décompte avec votre locataire, vous utilisez :
- les frais réels de votre appartement selon le décompte du syndic,
- répartis selon la liste flamande,
- moins les provisions que votre locataire vous a versées.
Votre propre solde auprès du syndic (complément à payer ou remboursement) n’a rien à voir avec ce calcul.
De la rubrique du décompte à la liste flamande
Les intitulés des rubriques varient d’un syndic à l’autre. Voici où retrouver la plupart d’entre eux dans la liste :
| Rubrique du décompte (exemples) | Liste | Part locataire |
|---|---|---|
| Chauffage : gaz ou mazout, consommation selon calorimètres | 2 | 100 % |
| Eau | 1 | 100 % |
| Électricité des parties communes | 3 | 100 % |
| Nettoyage et entretien des parties communes | 5 | 100 % |
| Petites réparations : lampes, serrures, interrupteurs | 6 | 100 % |
| Contrat d’entretien de l’ascenseur | 9.1 | 50 % |
| Contrôle ou inspection de l’ascenseur | 9.2 | 0 % |
| Rémunération ou honoraires du syndic | 10 | 34 % |
| Concierge : salaire et charges sociales | 11 | 75 % |
| Frais de l’assemblée générale | 12 | 0 % |
| Frais administratifs et postaux | 13 | 0 % |
| Gros travaux : toiture, façade, conduites | 7 | 0 % |
| Fonds de réserve | 14 | 0 % |
Si une rubrique ne trouve pas sa place, regardez dans les factures ce qu’elle recouvre exactement. La liste complète et les explications sur les charges qui n’y figurent pas se trouvent dans Quelles charges du syndic le locataire doit-il payer ?
Quelque chose n’est pas clair ?
Demandez au syndic le décompte détaillé et les factures des rubriques que vous ne comprenez pas. Cela vous aidera aussi si votre locataire pose des questions : il a le droit de voir les pièces justificatives. Pour un immeuble géré par un syndic, il suffit de lui remettre un relevé des frais et de lui permettre de consulter les pièces chez le syndic (article 36, § 2 du Vlaams Woninghuurdecreet).
Avec le décompte du syndic en main, vous pouvez établir le décompte de votre locataire. La méthode, avec un exemple complet, se trouve dans Établir le décompte annuel des charges locatives. Ou chargez le décompte dans Rentalio Split : il lit les rubriques et les classe selon la liste.
Sources
- Vlaams Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018, article 36 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
- Arrêté du Gouvernement flamand du 7 décembre 2018 portant exécution du Vlaams Woninghuurdecreet, annexe 2 (Vlaamse Codex, en néerlandais)
- Het reservekapitaal bij een vereniging van mede-eigenaars, sur l’article 3.86, § 3 du Code civil (Legal News, en néerlandais)
Cet article donne des explications générales sur les règles flamandes pour la location d’une résidence principale, pour les baux conclus à partir du 1er janvier 2019. Ce n’est pas un avis juridique pour votre situation. En cas de doute, relisez votre bail ou demandez conseil à un juriste.